Экономьте время сотрудникам или немного об именовании файлов

опубликована: 24 сентября 2009, 10:36

Когда-то в од ной из популярных телевизионных реклам был слоган «сначала было слово, потом их стало много, и вот уже в море информации тонет человек». И действительно, утонуть в информации легко при неправильной ее организации.

Ниже я изложу мысли о том, как благодаря принципам именования, позаимствованным у одного их наших любимых клиентов, в нашей организации мы пришли к схеме именования файлов вида

код клиента - назначение файла - день - месяц - год - релиз

и попробую пролить свет на то, почему такая схема удобна.

Однажды, заглянув в каталог я понял, что «счет Вася.xls», «счет Петя.xls» заставляет делать лишние телодвижения по открытию сих файлов, для того что бы узнать их реальное содержимое, и это есть нехорошо, а именно такие действия являются тратой времени, которой можно было избежать. А представим себе логику, с которой группа людей пишет документы в один каталог, это и «Васе за технику.xls» и «за технику за октябрь счет.xls» и еще масса различных вариаций на тему названия файла. А теперь добавим к этой ситуации возможное количество документов в каталоге и становится понятно, что найти что-то в этом списке становится задачей довольно ресурсоемкой. Несколько спасает ситуацию распределение файлов по каталогам «месяц» - «год» - «клиент» и так далее, но зачастую это вносит и дополнительные временные затраты по перемещению каталогов и наведению порядка.

Как избежать хаоса? Некоторые компании внедряют механизмы поисковых роботов на подобие Google Desktop Engine, Windows Search и так далее, и ищут по индексированным документам, что тоже само по себе решение неплохое, однако,

почему бы сразу при создании документа не использовать говорящие сами за себя имена файлов?

Вот, к примеру, создаем счет из 1С для клиента PPF за октябрь 2009, как это могло бы выглядеть?

Название ppf-invoice-oct-2009.xls вполне при одном взгляде на документ расскажет нам о многом.

Название файла aqrt-networkmap-sep-2008-draft.gif также поведает нам о том, что это draft(черновик) схемы сети актуальный на сентябрь 2008г для клиента с кодом AQRT.

Как показал опыт введение таких правил именования файлов на вашем предприятии экономит десятки секунд, минуты, которые затем складываются в часы продуктивного рабочего времени.

Надеюсь, эта небольшая статья поможет вам в более эффективной организации рабочего информационного пространства.

Вернуться к статьям